Elektron Sənəd Dövriyyəsi sistemi - ESD
Elektron Sənəd Dövriyyəsi sisteminin məqsədi təşkilat daxilində aparılan daxili yazışmaların və həmçinin digər dövlət orqanlarından, müəssisələrdən, təşkilatlardan, vətəndaşlardan daxil olan və xaric olan sənədləşmə işinin avtomatlaşdırılmasıdır.
ESD sisteminin tətbiqi sayəsində aşağıdakı nəticələri əldə etmək mümkündür:
- Lazımi sənədin axtarışının operativ şəkildə həyata keçirilməsi: əvvəllər axtarışa sərf olunan bir neçə saat vaxt, bir neçə saniyəyə qədər azala bilər.
- Şirkət daxilində informasiya mübadiləsinin sürətlənməsi: elektron sənədlərin kiməsə ötürülməsi üçün fiziki yerdəyişmə və saatlarla vaxt lazım gəlmir.
- Sənədlərə etibarlı nəzarət: sistem sənəd üzərində həyata keçirilən bütün əməliyyatlar, həmçinin sənədə görə cavabdehlik daşıyanlarla bağlı bütün məlumatları qoruyub saxlayır.
- Sənədin itməsi və korlanması riskinin azalması: istifadəçi sənədlərin nüsxələri ilə işlədiyi üçün orijinal variantın itməsi və korlanması mümkün deyil.
- Sənədə sanksiyalaşdırılmamış giriş riskinin azalması: kağız sənədlərlə müqayisədə elektron sənədlərin etibarlılıq və təhlükəsizlik səviyyəsi daha yüksək olduğundan, onları daima nəzarətdə saxlamaq mümkündür.
- Sənədlərin üzünün köçürülməsinə və eyni sənədin bir neçə nüsxədə saxlanılmasına ehtiyacın qalmaması: razılaşdırılmış və imzalanmış daxili sənədlərin üzünün çıxarılmasına gərək olmadığı üçün xərclər bir qədər də azalır.
- Elektron sənəd arxivi üçün tələb olunan xərclərin əvvəlki ilə müqayisədə kəskin aşağı düşməsi və arxivdəki məlumatların operativ əldə olunması: daha uzun müddətli və etibarlı olan elektron daşıyıcılar nə boş yer, nə əlavə fiziki qüvvə, nə də böyük maddi vəsait tələb edir.
“Cybernet” şirkətinin hazırladığı ESD sistemi sizə aşağıdakı imkanları yaradır:
- Sənədlərin işlənməsi, qorunması və çatdırılmasına ayrılan xərcləri azaltmaq;
- Əməkdaşın iş vaxtının qeyri-məhsuldar hissəsini ixtisar etmək;
- Sənədlərin itirilməsi və kommersiya sirlərinin sızdırılması ilə bağlı maliyyə itkilərini azaltmaq;
- Müştərilərə təklif olunan xidmətlərin səviyyəsini yüksəltmək;
- Nizam-intizamı gücləndirmək;
- Digər imkanlar.
-
ESD sisteminin effektli şəkildə tətbiqinin nəticələri:
-
Əmək məhsuldarlığının qalxması, idarəçilik səviyyəsinin yüksəlişi, əməkdaşların məsuliyyətinin artması. Əməkdaşlar aktual informasiyalarla təmin olunur, müştərilərə təklif olunan xidmətlərin səviyyəsi yüksəlir. Eyni zamanda daxili xərclər və risklər minimuma endirilir, kommersiya sirrinin etibarlı qorunub saxlanılması təmin olunur.
